03
Basis-voorwaarden.
Om implementatie van esports-activiteiten mogelijk te maken en de doelen te bereiken, is een aantal basisvoorwaarden van belang. Die bespreken we hier. Allereerst moeten er financiële middelen beschikbaar zijn, gecombineerd met bestuurlijk draagvlak om esports-activiteiten te implementeren. Financiële middelen kunnen komen van overheidsinstanties of projectorganisaties, maar de te investeren uren van esports-aanbieders zijn hier bijvoorbeeld ook onderdeel van. De projectleider, in Rotterdamse situatie de Gemeente Rotterdam, vormt een samenwerking tussen verschillende partners. Dit gebeurt met draagvlak, eigenaarschap en een gezamenlijk plan om de uiteindelijke doelen van het project (of beter; living lab) te bereiken. Hierbij zijn gedeelde ambities en duidelijkheid over ieders rol en bijdrage van belang.
Tussen verenigingen, verenigingsondersteuners en aanbieders van esports bestaat er nadrukkelijk een gezamenlijke wisselwerking. De wisselwerking is met name gericht op de uitvoering van experimenten. Daarbij is communicatie essentieel bij de voorbereiding, implementatie en het monitoren van activiteiten. Dit gaat dan zowel om communicatie binnen het samenwerkingsverband als bij specifieke uitvoering van activiteiten. Vanuit de gemeente is een communicatieadviseur aangehaakt voor de helicopter view en eventuele ondersteuning. Bij activiteiten is in de basis de uitvoerende organisatie verantwoordelijk voor de communicatie. Kennisinstellingen, zoals in Rotterdam het Erasmus MC, Nivel en Stichting Alexander, dragen ten slotte bij aan de ontwikkeling, monitoring en evaluatie van activiteiten en opbrengsten van esports op de vereniging.
Er zijn financiële middelen om activiteiten uit te voeren
Rotterdam heeft de middelen ingezet die via de rijksregeling van het Nationale sportakkoord beschikbaar zijn voor de uitvoering van een living lab. De gemeente heeft voor 4 jaar aanspraak gemaakt op deze regeling (200.000 euro per jaar).
Cofinanciering vond ook plaats: door inzet en middelen van verschillende partners binnen het living lab. Ook een deel van de werkzaamheden van de combinatiefunctionaris esports werd hiervoor ingezet.
Er is bestuurlijk draagvlak
De inzet is om esports en de ‘traditionele’ sport met elkaar te vermengen.
Hierover zei het gemeentebestuur: "Er is geen twijfel over mogelijk: de komende decennia zal esports alleen maar verder doorgroeien. De digitalisering zet ook door, dus sporten en gamen zal steeds groter worden en steeds meer in elkaar overgaan. Het toevoegen van esports aan breedtesport doen we om zoveel mogelijk Rotterdamse jongeren in beweging te krijgen."
Projectleider zet een samenwerkingsverband op
Voor het inzetten van esports, gaming en gamification bij verenigingen is gekozen om de methodiek van een living lab in te zetten. In een living lab werken verschillende partijen gelijkwaardig aan een gezamenlijk doel. De betrokkenen ontwikkelen en testen samen producten of diensten.
Living labs zijn actiegericht, ofwel: ‘learning by doing’. Ze werken samen met de overheid, kennisinstellingen en bedrijven. Ook stellen ze de doelgroep centraal, ze doen aan co-creatie én werken in de praktijk. Living labs bieden de ruimte om te experimenteren op lokaal niveau. Ze dragen bij aan de lokale kennisinfrastructuur. En die is nodig om maatschappelijke uitdagingen op te lossen.
Werkwijze
Opstellen van een consortium, samen met partijen uit bedrijfsleven, de overheid, kennisinstellingen en eindgebruikers
Experimenteren via diverse pilots
Zoeken naar resultaat en opschaalbaarheid
Sturen op kennisontwikkeling en kennisdeling
Verschillende partijen zijn, na eerst individueel te zijn benaderd door de projectleider, uitgenodigd om deel te nemen aan het consortium. Partijen zitten mogelijk met andere perspectieven en belangen aan tafel. Om tot een gezamenlijk doel te komen, is het consortium gestart met een Project Start Up (PSU). Omwille van de voortgang komen ze daarna periodiek bij elkaar.
Tijdens Rotterdam Games Week in Rotterdam Ahoy tekende een geformeerd consortium op 18 oktober 2019 een gezamenlijke intentieverklaring: “Wij willen samen, in het Rotterdamse living lab ‘esports in de vereniging van de toekomst’, ontdekken hoe we de kracht van esports kunnen gebruiken om jongeren aan de vereniging te binden en daardoor bij te dragen aan toekomstbestendige (sport)verenigingen.”
Gedurende de PSU zijn een gezamenlijk doel, procesafspraken en uitgangspunten geformuleerd:
Gezamenlijk doel
'Aan de hand van een living lab (een experimentele omgeving) integreren we esports in de vereniging'
Procesafspraken
Op verzoek van de partners is Gemeente Rotterdam, naast initiatiefnemer, ook regie- en penvoerder. De beslissing om (financieel) in te zetten op een experiment ligt bij de gemeente, mede ten aanzien van de vereiste verantwoording richting het ministerie van VWS. De consortiumpartners zijn betrokken vanuit een consulterende- en uitvoerende rol, ieder vanuit de eigen expertise en belangen.
Uitgangspunten van experimenten
- Het heeft betrekking op verenigingen en de eindgebruiker
- Er is een vernieuwend karakter
- De mogelijkheid om te monitoren op binding, werving en/of inclusiviteit
- Acceptatie van esports als sport (aandacht voor bewustwording en draagvlak)
- Van esports als incidentele activiteit naar structurele meerwaarde voor de vereniging
Bij het vormen van het consortium hebben we ook benoemd dat partijen met elkaar in gesprek (blijven) gaan. Zo kunnen we het living lab vanuit ieders expertise verder versterken waar dat mogelijk is: als rol binnen het consortium of daarbuiten. In het proces zullen we belanghebbenden met regelmaat raadplegen – en niet per se in een grote bijeenkomst. Afstemming, input en updates vinden zowel ad hoc plaats als gezamenlijk periodiek. Hieronder zie je de organisatievorm uit het projectplan. Gedurende de looptijd kunnen er organisaties bij komen of juist het consortium verlaten. Hierbij is het gezamenlijke commitment van belang, zoals dit is uitgesproken in de intentieverklaring.
Projectleider creëert een plan met doelen
In een projectplan hebben we de afspraken die met de samenwerkingspartners zijn gemaakt verder uitgeschreven. Hierbij houden we er rekening mee dat dit een experimenteeromgeving is waarin juist ook tussentijdse effecten relevant zijn. De doelen zijn als volgt:
1. Experimenten: esports in de vereniging van de toekomst:
1.1 De Rotterdamse sportverenigingen hebben kennis gemaakt met esports.
1.2 Voor ieder soort interventie worden minimaal twee experimenten opgezet waarin een vereniging betrokken is, met als gewenst resultaat;
1.2.1 Het experiment zorgt voor nieuwe leden op de vereniging (ledenwerving).
1.2.2 Het experiment zorgt voor meer betrokkenheid van jeugdige leden, zowel gevoelsmatig als actief, met de vereniging (ledenbehoud en -binding).
1.2.3 Het experiment zorgt voor structureel nieuw aanbod op de vereniging.
1.2.4 Het experiment zorgt voor een positieve impuls aan de vitaliteitsscore van de vereniging.
1.2.5 Het experiment zorgt voor meer draagvlak bij derden (ouders, trainers en bestuurders) ten aanzien van esports en gaming.
1.2.6 Het experiment zorgt voor meer inclusie tussen doelgroepen.
2. Opschaalbaarheid: Voorloper op het gebied van esports
2.1 De experimenten die vanuit (kwalitatief) onderzoek als positief worden ervaren zijn geplot bij meerdere sportverenigingen, dan wel scouting- of speeltuinverenigingen (eveneens onderdeel van het Actieprogramma Verenigingen).
2.2 De expertise die is opgedaan in het living lab is gedeeld met geïnteresseerde gemeenten
2.3 Het living lab heeft een bijdrage geleverd aan de thema’s ‘vitale sport- en beweegaanbieders’, ‘inclusief sporten en bewegen’ en ‘vaardig bewegen’ uit het Nationaal Sportakkoord (opschaling in de breedte)
3. Samenwerking: Een consortium als basis voor het living lab
3.1 Het living lab kent een consortium: overheid, kennisinstellingen, maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven geven daarin gezamenlijk een antwoord op de maatschappelijke uitdaging met aandacht voor ieders belangen
3.2 Het consortium en de ontwikkelde werkwijze wordt na het living lab voortgezet op de gehele piramidevorming rondom esports (van topsport tot talentontwikkeling en breedtesport). Een stabiele piramide met als resultaat dat Rotterdam zich de esports-hoofdstad van Nederland kan noemen
Verenigingen staan open om esports-activiteiten te implementeren
Het is best een uitdaging om de verenigingen goed te betrekken bij het living lab esports in de vereniging. Het living lab is voor hen namelijk een heel nieuwe manier van werken, terwijl veel clubs al hun energie nodig hebben om het hoofd boven water te houden. Bijvoorbeeld door een teruglopend aantal vrijwilligers en het extra werk als gevolg van de Covid 19-pandemie.
Aan de slag met esports voelt voor veel bestuurders in het beginsel als ‘extra’. Ze zijn meestal nog niet bekend met wat het (structureel) kan opleveren. Wat we hebben geleerd: Verenigingen hadden direct een consortiumpartner moeten zijn. Rotterdam Sportsupport was als verenigingsondersteuner een goede vertegenwoordiger in het consortium. Het is echter beter om er direct ook een aantal bestuursleden van verenigingen bij te betrekken. Zij kunnen dan in een vroeg stadium als ambassadeur voor het living lab optreden. En goed voorbeeld doet immers goed volgen. Later in het proces stonden er enkele verenigingsbestuurders op om deze rol te vervullen. Het bleek essentieel om een enthousiaste, betrokken bestuurder te hebben. Een bottom-up werkwijze (vanuit de leden) is wenselijk bij de uitvoering, maar voor een duurzaam commitment is het bestuur nodig. En direct vanaf de start is dat er lang niet bij alle verenigingen. Daarom is ons advies: volg vooral de energie en laat de massa in eerste instantie los.
Verenigingsondersteuner helpt verenigingen met het esports-aanbod
Het is belangrijk dat we de verenigingen ontzorgen in de fase van experimenteren. Hier heb je kundige partners voor nodig. Binnen het consortium was onder andere Rotterdam Sportsupport daar een voorbeeld van.
Deze organisatie ondersteunt het Rotterdamse verenigingsleven op allerlei vlakken. Ondersteuning kwam ook van experimenteigenaren, zoals consortiumpartners stichting House of Esports en Usportfor.
De ondersteuning bestaat vooral uit het helpen van bestuurders in het vormen van een verhaal en wegnemen van drempels. We motiveren en stimuleren hen. In Rotterdam konden we beschikken over een stimuleringsbudget, zodat we ook financiële drempels konden wegnemen bij initiatieven waar wel veel energie op zat.
Aanbieders van esports willen bijdragen aan kennismaking met esports
Wat we graag meegeven: maak gebruik van beschikbare expertise binnen het consortium. Aanbieders die bekend zijn in de wereld van esports, gaming en gamification weten de juiste toon te raken, kennen de markt, de doelgroep en laatste ontwikkelingen.
Intrinsieke motivatie is enorm belangrijk bij de aanbieders: welke maatschappelijke rol willen zij invullen? En waar gaat dit over in andere ‘incentives’, zoals inkomsten of PR? Daarom is het zaak om de aanbieders nadrukkelijk te betrekken en de win-win op lange termijn te bespreken.
In Rotterdam is, zeker met oog op de fase van kennismaking, veel gebruik gemaakt van rolmodellen die aansluiten bij de doelgroep. Dat betrof bijvoorbeeld BN’ers (zoals Emma Heesters), maar ook esporters van mCon esports Rotterdam.
Infrastructuur en accommodatie verenigingen maken esports-activiteiten mogelijk
De infrastructuur en accommodatie van verenigingen moeten voldoende in orde zijn om esports activiteiten mogelijk te maken. Zo zijn voldoende faciliteiten nodig, bijvoorbeeld ook om aangeschaft materiaal op te slaan.
Het living lab geeft een (incidentele) financiële impuls aan verenigingen voor het gebruik van esports. Het is echter ook belangrijk te focussen op de investering van verenigingen wanneer ze gebruik willen blijven maken van esports. Hoe kunnen we dit duurzaam verankeren? Door aandacht te blijven geven voor het aansluiten bij behoeften van jongeren. Hierbij kun je denken aan aan werkende (snelle) techniek en de meest recente games.
Communicatie binnen samenwerkingsverband en over activiteiten
Communicatie is sowieso van belang bij de voorbereiding, implementatie en het monitoren van activiteiten. Dit gaat dan over communicatie binnen het samenwerkingsverband, richting de vereniging, de uitvoerder, de stad én de deelnemers.
Wat kan helpen hierin is het inzetten van moderne vormen van communicatie naar de doelgroep, zoals social media. Daarnaast hebben we een digitale nieuwsbrief (intern)ontwikkeld, media benaderd en een serie gemaakt met de lokale nieuwszender OPEN Rotterdam om aandacht te krijgen voor het inzetten van esports, gaming en gamification in relatie tot sport en bewegen. Betrek dan ook adviseurs die hier voldoende kennis van hebben.
Kennisinstellingen zijn betrokken voor ontwikkeling, monitoring en evaluatie
De onderzoeksaanpak is ook ingezet als leerinstrument. Het uitvoeren van de experimenten werd begeleid door (participatief) onderzoek. De resultaten hiervan zijn direct gebruikt om de experminenten bij te sturen. Zo konden we deze krachtiger en duurzamer maken.
Voorafgaand aan de uitvoering van een experiment is de wijze van monitoring vastgelegd. Ook hebben we een aantal momenten afgesproken waarop de experimenten werden bijgestuurd. Dit is gedaan in nauwe samenwerking met de experimenteigenaren.
Hoe er werd bijgestuurd, kwam voort uit de feedback van de (eind)gebruiker, de gamer en de vereniging. Naast het gedrag van gebruikers van de interventies is ook het gedrag van derden van belang. Denk hierbij aan ouders, trainers en bestuurders. Deze stakeholders zijn eveneens in het onderzoek betrokken.
Ook de verschillende experimentuitvoerders en -eigenaren hebben geleerd van elkaar. De onderzoeksaanpak bracht deze meerwaarde omdat er ook was voorzien in een methode om de verschillende partijen bij elkaar te brengen. Zo werd er gezamenlijk gesproken over doelen, resultaten en de wijze van het bereiken van de doelen. En dit vormde dan weer de basis voor nieuwe stappen.
Het onderzoek is gevolgd en bijgestuurd door een begeleidingsgroep. Die bestond naast Gemeente Rotterdam ook uit Hogeschool Windesheim, Erasmus MC en Rotterdam Sportsupport. Andere kennisinstellingen die direct hebben bijgedragen aan het living lab zijn Hogeschool Rotterdam en Albeda. De inzet varieert van input voor opzet van het living lab tot het inzetten van studenten bij de uitvoering van experimenten en onderzoek.
Een aantal betrokken kennisinstellingen:
- Erasmus Universiteit: ontwikkeling Logic Model
- Stichting Alexander: monitoring en evaluatie
- Hogeschool Rotterdam: inzet studenten bij experimenten (zoals cameratechnologie) en stageplekken binnen de gemeente Rotterdam (zoals de afstudeeropdracht ‘Rotterdam, esports hoofdstad van Nederland)
Partners binnen samenwerkingsverband stellen doelen op
Ieder experiment heeft op voorhand zijn eigen doelen en beoogde effecten. Die moeten links- of rechtsom aansluiten bij de doelen die (gezamenlijk) in het projectplan zijn benoemd.
Voor de opstart van een experiment is een format opgesteld. Daarin verwoordt de initiatiefnemer aan welke doelen het experiment bijdraagt. Ook de wijze van monitoring, planning, mogelijke opschaalbaarheid en begroting komen hierin terug. Zo zijn de experimenten tot stand gekomen en tussentijds gemonitord.